Llevar Registros Contables, Una Necesidad del Comerciante Según el Código Civil y Comercial

Como abogado especializado en derecho comercial, me encuentro frecuentemente con consultas de empresarios, comerciantes individuales y socios de sociedades sobre la obligación de llevar registros contables y sobre cuáles son los fundamentos jurídicos y prácticos de esta exigencia. La contabilidad no es solo una carga legal: es un pilar para la seguridad del tráfico mercantil, la protección de los derechos de los socios y la transparencia frente a terceros.

En este artículo explicaré de manera clara y completa por qué los comerciantes –ya sean personas humanas o jurídicas– deben llevar registros contables, cuáles son los beneficios para ellos y para la comunidad, qué libros y registros son obligatorios y cómo ha evolucionado la normativa, especialmente con la incorporación de los medios digitales.

La obligación legal: artículo 320 del Código Civil y Comercial

El artículo 320 del Código Civil y Comercial de la Nación (CCyC) establece de manera imperativa que todas las personas jurídicas privadas y quienes realizan una actividad económica organizada, o son titulares de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de servicios, están obligados a llevar contabilidad.

Esta norma introduce una novedad respecto del viejo Código de Comercio, porque permite que cualquier persona que lo desee pueda llevar contabilidad voluntaria si solicita la inscripción y habilitación de sus registros o la rubricación de sus libros. De este modo, se reconoce que la contabilidad es un instrumento valioso incluso para quienes no están obligados por ley, ya que les proporciona orden y respaldo probatorio para su actividad económica.

En el caso de las sociedades comerciales, esta obligación es aún más clara: los administradores son los responsables de llevar en forma legal los libros de comercio, y su incumplimiento puede ser causal de remoción.

Importancia de la contabilidad desde distintos puntos de vista

La exigencia de llevar registros contables no responde solo a un formalismo legal, sino a razones prácticas que benefician a la comunidad, a los terceros y al propio comerciante. Podemos analizarla desde tres perspectivas complementarias:

a) En beneficio de la comunidad y del tráfico mercantil

La contabilidad interesa a los terceros que contratan con el comerciante, ya que les permite conocer la evolución de sus negocios, así como su estado patrimonial y financiero en un momento determinado. Esto genera confianza y seguridad en el tráfico económico.

Además, en caso de concursos o quiebras, la contabilidad permite reconstruir las operaciones y determinar la situación patrimonial real. Sin registros contables, sería imposible verificar con precisión el pasivo y el activo del comerciante, lo que afectaría los derechos de los acreedores.

b) En interés del comerciante mismo

La contabilidad no solo es una carga, sino también una herramienta de gestión. Permite al comerciante conocer el estado y evolución de sus negocios, planificar y tomar decisiones basadas en datos reales.

La ley, además, le concede un beneficio probatorio: cuando la contabilidad es llevada en forma legal, puede ser utilizada como prueba rápida y eficaz de las operaciones en caso de conflicto judicial. Esto evita la necesidad de recurrir a pruebas más costosas o difíciles de producir.

c) En interés de los socios de sociedades

En el caso de las sociedades, la regular contabilidad es la única forma de que los socios ejerzan su derecho de información sobre la marcha de los negocios sociales y sobre la gestión de los administradores.

La falta de registros contables limita gravemente la posibilidad de control interno y es una de las causas más comunes de conflictos societarios. Por eso, la ley asigna a los administradores la obligación exclusiva de llevar los libros en forma legal, y a la sindicatura la de verificar su cumplimiento. La omisión de esta verificación también puede acarrear consecuencias para los síndicos.

Los registros contables obligatorios: artículo 322 del Código Civil y Comercial

El artículo 322 del CCyC describe los registros contables que los comerciantes deben llevar obligatoriamente. Entre ellos se destacan:

a) El libro Diario

El artículo 327 del CCyC establece que en el libro Diario deben registrarse todas las operaciones relativas a la actividad de la persona que tienen efecto sobre su patrimonio. Estos asientos pueden hacerse individualmente o en registros resumidos que cubran períodos no superiores a un mes.

Los resúmenes deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en libros subsidiarios, los cuales también deben ser llevados en las formas y condiciones que fijan los artículos 323, 324 y 325 del Código.

b) El libro de Inventario y Balances

Este registro cronológico debe contener el conjunto de bienes y derechos de propiedad de la sociedad, así como las obligaciones que esta debe cumplir. La información debe asentarse al momento de la constitución de la sociedad y, luego, al cierre de cada ejercicio económico, debidamente valuada a esa fecha.

c) Libros auxiliares

El Código Civil y Comercial se refiere a libros complementarios de los indispensables, llamados “auxiliares”, también sujetos a las mismas formalidades que el Diario y el de Inventario y Balances.

Entre los más comunes se encuentran:

·         El libro Mayor o de Cuentas Corrientes, donde se trasladan las anotaciones del Diario abriendo las cuentas deudoras y acreedoras.

·         El libro de Caja, en el que se registran los pagos en efectivo recibidos o efectuados por el comerciante.

·         El libro de Bancos, Compras y Ventas, de Ganancias y Pérdidas, entre otros.

d) Libros exigidos por otras leyes

Dentro de esta categoría se incluyen los libros societarios: actas de directorio y asambleas, registro de acciones, asistencia a asambleas, registro de asociados en sociedades cooperativas, etc.

Todos estos libros deben cumplimentar ciertas formalidades para que gocen de eficacia legal.

Formalidades y requisitos de los libros contables

El artículo 325 del CCyC dispone que los libros y registros contables deben ser llevados:

·         En forma cronológica y actualizada.

·         Sin alteraciones no debidamente salvadas.

·         En idioma y moneda nacional.

Deben permitir, al cierre de cada ejercicio económico anual, determinar la situación patrimonial, su evolución y sus resultados. Además, los libros previstos en el artículo 322 deben permanecer en el domicilio de su titular.

Estas formalidades aseguran la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información contable. Su incumplimiento puede privar al comerciante de utilizar los libros como prueba y generar sanciones administrativas o judiciales.

Evolución normativa: de los libros en papel a los registros digitales

El derogado Código de Comercio preveía requisitos formales que, en materia societaria, fueron adaptados por la Ley 19.550 a los avances tecnológicos. El artículo 61 de la Ley 19.550 permitía, hasta 2018, utilizar medios digitales solo para el libro Diario y los libros auxiliares, manteniendo el sistema en papel para el libro de Inventario y Balances.

Sin embargo, la Ley Ómnibus 27.444 del 18 de junio de 2018, llamada “Simplificación y Desburocratización para el Desarrollo Productivo de la Nación”, introdujo una reforma importante al artículo 61.

Entre las principales innovaciones se destacan:

·         Facultad de llevar libros societarios y contables por medios digitales, prescindiendo de las formalidades tradicionales de la Ley 19.550 y del CCyC, de la misma forma que las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) lo hacen según la Ley 27.349.

·         Posibilidad de que el libro Diario se lleve con asientos globales que no comprendan períodos mayores a un mes.

·         Obligación de que el sistema contable permita la individualización de las operaciones, las cuentas deudoras y acreedoras y su verificación, conforme al artículo 321 del CCyC.

·         Implementación por los registros públicos de sistemas para comprobar el cumplimiento del tracto registral en condiciones reglamentarias.

El nuevo artículo 61 remite expresamente a las disposiciones sobre registros digitales previstas por la Ley 27.349, conocida como “Ley de Apoyo al Capital Emprendedor”.

El sistema de registros digitales y su aplicación a las sociedades comerciales

La Ley 27.349 incorporó en 2017 la figura de las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). Su artículo 58 establece que todos los registros deben individualizarse por medios electrónicos ante el Registro Público, que podrá reglamentar e implementar mecanismos para permitir a las SAS suplir los libros societarios mediante medios digitales o incluso mediante la creación de una página web donde se vuelquen todos los datos de dichos registros.

Además, los registros públicos deben implementar sistemas de control para verificar los datos y comprobar el cumplimiento del tracto registral.

El nuevo artículo 61 de la Ley 19.550 extiende estas soluciones a las demás sociedades comerciales que opten por llevar su contabilidad por medios digitales. Esto no es obligatorio para ellas –salvo para las SAS, donde sí lo es–, pero constituye una alternativa moderna y eficiente para quienes deseen simplificar la gestión administrativa.

En la práctica, esto permite a muchas sociedades abandonar los libros en papel y migrar a plataformas electrónicas con validez legal, siempre que cumplan los requisitos de individualización, seguridad y control establecidos por la normativa.

Consecuencias del incumplimiento y recomendaciones

La falta de contabilidad o su llevanza irregular tiene consecuencias graves:

·         En el caso de sociedades, puede ser causal de remoción de los administradores.

·         La sindicatura puede ser responsabilizada si omite controlar la legalidad de la contabilidad.

·         El comerciante puede perder el beneficio probatorio de sus libros en juicio.

·         En concursos y quiebras, la ausencia de contabilidad puede derivar en la calificación de la conducta del deudor como culpable.

Desde una perspectiva profesional, recomiendo a comerciantes y administradores:

·         Cumplir con las formalidades legales de teneduría de libros.

·         Conservar los registros en el domicilio establecido.

·         Evaluar la migración a sistemas digitales cuando sea conveniente, asegurando la individualización y verificación de las operaciones.

·         En sociedades, coordinar con la sindicatura para garantizar la regularidad de la contabilidad y evitar responsabilidades.

Conclusión: un deber que es también un derecho

Llevar registros contables no es solo una obligación impuesta por el artículo 320 del CCyC y por la Ley 19.550. Es también una herramienta indispensable para la gestión eficiente, la transparencia y la seguridad jurídica en el comercio.

Para la comunidad y los terceros, brinda información confiable sobre la solvencia y trayectoria del comerciante. Para el propio comerciante, constituye un instrumento de control interno y de defensa en caso de conflictos judiciales. Para los socios de sociedades, garantiza el ejercicio pleno del derecho de información.

La evolución hacia los registros digitales refleja la adaptación del derecho comercial a las nuevas tecnologías, facilitando la administración y reduciendo costos sin perder seguridad jurídica.

En definitiva, cumplir con este deber fortalece la confianza en el tráfico mercantil y protege el patrimonio y la reputación del propio comerciante. Como abogado, siempre aconsejo a mis clientes asumir la contabilidad no solo como una carga, sino como una aliada estratégica en sus negocios.

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