El Cuarto Intermedio y la Prohibición de Votar Bajo Conflicto de Intereses en la Sociedad Anónima

Las asambleas de accionistas son un espacio fundamental para la toma de decisiones dentro de una sociedad comercial. En estas reuniones, se discuten y resuelven asuntos que afectan a la empresa y, por ende, a todos sus accionistas. Sin embargo, pueden surgir situaciones donde se requiera una pausa en las deliberaciones a fin de asegurar que se cuenta con la información necesaria para la adecuada toma de decisiones. Es en estos momentos donde se hace uso del "cuarto intermedio", un recurso que permite suspender temporalmente la reunión y abrir la puerta a la reflexión, la negociación y, en definitiva, a la búsqueda del interés social.

Este artículo está relacionado con el que trata de la obligatoriedad de las decisiones de la asamblea

El Cuarto Intermedio: ¿Qué es y cuántas veces se puede utilizar?

El cuarto intermedio es una herramienta que permite a las asambleas de accionistas suspender sus deliberaciones para retomar la reunión más adelante cuando se considere pertinente. Según el artículo 247 de la Ley 19.550, la asamblea tiene la facultad de pasar a cuarto intermedio, aunque esta posibilidad está restringida para el órgano de gobierno, de manera que no pueda ser utilizada más de una vez.

La decisión de declarar un cuarto intermedio debe ser aprobada explícitamente por la mayoría absoluta de los votos presentes en la reunión. En situaciones donde se requiera unanimidad, como lo establece el artículo 237, esta exigencia es aún más estricta. Además, es esencial que en el acta de la reunión se consigne el día y la hora en que se reanudará el encuentro, así como los puntos pendientes de resolución.

Es importante resaltar que un simple receso breve dentro de la asamblea no se considera un cuarto intermedio, ya que este último implica una suspensión prolongada donde se espera que los accionistas puedan recapacitar o negociar, lo que también implica la recolección de información adicional que puede ser crucial para las decisiones que se tomarán posteriormente.

Participación en la Reanudación

Cuando una asamblea ha pasado a cuarto intermedio, solo podrán participar en la reanudación los accionistas que se habían registrado para asistir a la primera parte de la reunión. Esto significa que incluso si un accionista no estuvo presente en la primera sesión, pero está debidamente inscrito, podrá participar en la reanudación. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no podrá discutir sobre aquellos temas que ya fueron abordados y decididos en la primera sesión de la asamblea.

Dicha disposición fomenta una participación activa y equitativa entre los accionistas, al mismo tiempo que resguarda la continuidad del proceso deliberativo. También vale la pena mencionar que los accionistas tienen la opción de participar en la reanudación a través de un mandatario, y esta representación puede cambiar durante el cuarto intermedio, siempre que se cumplan las formalidades necesarias.

La Prohibición de Votación por Conflicto de Intereses

Un tema de gran relevancia en las asambleas de accionistas es la prohibición de votar cuando un accionista tiene un interés contrario al interés social de la empresa. El interés social se refiere a lo que es beneficioso para la sociedad comercial en su conjunto, y se diferencia del interés individual de cada accionista y hasta del interés de la mayoría en una asamblea dada. Esta normativa está contemplada en el artículo 248 de la Ley General de Sociedades.

La ley establece que un accionista que presenta un conflicto de intereses no puede votar sobre aquellos asuntos en los que su interés particular se opone al interés social. Sin embargo, esto no le impide participar en las deliberaciones y expresar su opinión sobre los temas en discusión. La restricción se aplica exclusivamente a su derecho al voto, lo que implica que sus acciones no se contarán para formar la mayoría necesaria para decidir sobre un asunto en la asamblea.

¿Qué sucede si un accionista vota a pesar de estar en conflicto de intereses?

En caso de que un accionista con interés contrario emita su voto en violación de la normativa, la ley establece que será responsable de los daños y perjuicios que pueda causar a la sociedad si su votación resulta esencial para lograr la mayoría en una decisión. Sin embargo, si su voto no tiene peso para influir en las decisiones, no habrá sanción, aunque la acción sea considerada irregular.

Esto pone de relieve la importancia de que los accionistas sean conscientes de sus derechos y obligaciones, así como del deber de actuar conforme a los principios de buena fe y transparencia. La normativa busca proteger el interés social y garantizar que las decisiones que se adopten reflejen realmente el consenso general y no estén viciadas por intereses individuales en conflicto.

Estrategias para una Asamblea Exitoso

1.   Preparación Adecuada: Antes de la asamblea, es esencial que todos los accionistas reciban la información necesaria sobre los puntos del orden del día con suficiente antelación. Esto incluye informes financieros, propuestas y datos relevantes que les permitan participar eficazmente en las discusiones.

2.    Claridad en el Proceso: Es recomendable que el presidente de la asamblea clarifique desde el inicio los procedimientos que se seguirán. Esto incluye la forma de votación, cómo se manejarán las intervenciones y la resolución de conflictos para asegurar que todos estén en la misma página.

3.    Uso Eficiente del Cuarto Intermedio: Cuando se decide pasar a cuarto intermedio, es crucial que haya un plan de acción claro para la reanudación. Los accionistas deben conocer específicamente qué información se busca recopilar durante este tiempo o qué aspectos se necesitan reflexionar, para que el retorno a la asamblea sea productivo.

4.    Manejo de conflictos de interés: Los accionistas deben ser educados acerca de la importancia de la declaración de conflictos de interés. Esto no solo ayuda a cumplir con las disposiciones legales, sino que también fomenta un ambiente de confianza y buena fe en la gobernanza empresarial.

5.    Documentación y Seguimiento: Es fundamental que todas las delibera­ciones y decisiones tomadas durante la asamblea, así como cualquier evento de cuarto intermedio, se documente de manera precisa en el acta de la reunión. También es aconsejable programar un seguimiento para garantizar que se implementen las decisiones adoptadas.

Reflexiones Finales

Las asambleas de accionistas son más que simples reuniones; son el mecanismo a través del cual los dueños de una empresa colaboran y se comunican para asegurar el futuro de su inversión. El correcto aprovechamiento del cuarto intermedio y la gestión adecuada de los conflictos de intereses no solo son esenciales desde un marco normativo, sino que también son cruciales para mantener la cohesión y la confianza dentro de la sociedad.

Como profesionales del derecho, es esencial guiar a las sociedades comerciales a ser proactivas en la creación de un marco inclusivo y justo que empodere a todos los accionistas, fomentando decisiones que beneficien a la organización en su conjunto. Al final del día, la buena gobernanza y la ética en la toma de decisiones no son opcionales; son un imperativo para todos los accionistas comprometidos con el verdadero desarrollo y sostenibilidad de la empresa.

La ley puede proporcionar las pautas, pero la forma en que se apliquen esos principios en las asambleas determinará el verdadero bienestar y éxito de la empresa, así como su capacidad para adaptarse y sobresalir en un entorno comercial en constante cambio.

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